こんにちは、たてもんです。
このnoteはたった5分でわかる
「仕事で結果を出す話し方」シリーズです！
今回のテーマは「上司をイライラさせない賢い報告の仕方！」
その解決策として、2つのポイントを解説していきます。
- 1つ目は「事実＋意見」が説明の基本
- 2つ目は「事実＋意見＋お願い」で必ず最後はお願いで終わる
たったこの２つです！
この2つのポイントだけを抑えるだけで、
頭の中がスッキリした簡潔明瞭な説明ができるようになります。
同時に「人を動かす」ことも可能になります！
1つ目は「事実＋意見」が説明の基本
まわりにこういう人っていません？
- 話し終わっても、結局どうして欲しいか不明・・・
- だから何？とよく質問を返される・・・
- 要領の悪い説明で上司がイライラしている・・・
いますよね。なぜだと思います？
実は、その原因の一つが、説明が事実だけになっているからです。
例えば、上司への報告に、
部下：「新しいシステムの導入で現場に混乱が起きています。意見の食い違いから、旧システムを使用している者もでております・・・。」
と説明したとします。もしあなたが上司だとしたらどう思いますか？
上司：「じゃあ、あなたはどうしたいの？」
と。
まず、上司が知りたいのはあなたの「意見」です。
部下：「新しいシステムの導入で混乱が起きているので、一時的に旧システムに戻すべきだと思います。」
このように、事実だけでなく自分の意見とセットで話すことが説得力ある説明の基本なのです。
2つ目は「事実＋意見＋お願い」で必ず最後はお願いで終わる
でも実は上司への報告において、これだけでは不十分なんです！
もういちど、先程の例をだすと、
部下：「新しいシステムの導入で混乱が起きているので、一時的に旧システムに戻すべきだと思います。」
上司：「で、つまり、わたしにどうして欲しいの？」
て、なります。
上司が一番に知りたいのは「事実」や「意見」ではなく「つまり自分が何をすればいいか」を聞きたいわけです。
部下：「新しいシステムの導入で混乱が起きているので、一時的に旧システムに戻すべきだと思いますが、ご意見を頂けますでしょうか？」
ここまで言えて本当の意味でOKです。
最後に「ご意見を頂けますでしょうか？」をしっかり入れることが重要なのです。
他には、
「ご判断を頂けますでしょうか？」
「それとも、新システムのレクチューをするべきでしょか？」
などでもいいのです。
つまり「一時的に旧システムに戻すべきだと思う」といった意見よりも、「ご意見を頂けますでしょうか？」というように、ちゃんと最後に「相手の行動を促す言葉」が入っているかが、最も重要なのです！
上司は結局のところ、
一番知りたい答えは「結論よりも、自分が何をすればいいか？」なのです。
なぜなら、上になればなるほど、時間に追われて話をしている時間がないからです。
だからこそ、必要最低限の情報だけを知りたいのです。
具体的な行動を提示することが「評価される説明」においてとても重要なのです。
最後まで読んでいただきありがとうございました。
ぜひ一緒に、コミュ力を上げて、昨日の自分よりかっこよくなりましょう。
たてもんでした。
最近のコメント