こんにちは
たてもんです。
このブログはたった5分でわかる
「仕事で結果を話し方」についての記事です。
では、はじめます。
評価される説明とは何か？
まず、これについて一番大事なことを言います。
本音をいうと、どんな話し方でも、簡潔かつ相手が求めていることを説明できれば、ビジネスはとても簡単になります。
いろいろな説明のノウハウがありますが、
まずはこれさえできればいいと言っても過言ではありません。
もちろん、重要なスキルは他にもありますが、
でも、まずは、このたった1つだけで十分です。
あと、せっかく時間と労力をかけたのに説明下手で上司から評価されない。僕はこれが嫌なのです。できることなら正当に認められたい。
だからこそ、
評価される説明を一番にこだわっています。
では、会社や上司から評価される説明とは何か？
その答えは「短く説明する」です。とてもシンプルです。
僕は、とにかく短く説明するにはどうしたらいいか？を一番重要視しています。
なぜなら、
早い説明ができないビジネスパーソンは不利になるからです。
今の時代、
「働き方改革」で早い説明が求められています。特に、生産性向上の意識が高まり、社会的にも「スピード」が重視されています。
今や、長時間の打ち合わせや会議は、
生産性を下げることの代名詞となっています。
説明も会議と同様、短ければ短いほどいいという価値観が主流なのです。
つまり、
短く、的確に説明できる人が一番評価されるのです。
で、今回は、
これを読んでいる方にも実現してもらいたく、今この記事を書いています。
これを読めば、
ビジネスをもう一段上げることは再現性をもって実現できます。
しかも、
まずはこれだけ理解して、実践するだけでいいです。
というわけで、ちょっと長くなりましたがご覧ください。
評価される必要な能力とは？
ここで質問です。
評価される説明には、どんな能力が必要だと思いますか？
答えられますか？
多くの人がコミュニケーション能力と答えます。
ですが、実は、
コミュニケーション能力に自信がない人でも短く説明するスキルを身につけることで、「評価される説明」は得意になれます。
簡単には鍛えるのが難しいと言われる説明力ですが、この1つの記事で、誰でもみるみる短く的確な説明の仕方が身につき、それを道具として評価される話し方が使えるようになります。
そもそも話が長くなる人の原因は？
僕は、今では人前でのプレゼンテーションを任せられたりしていますが、でも、かつての僕は、そんなことができるような人間ではありませんでした。
話が長くなって途中で何が言いたいか、わからなくなったりと、どちらかといえば人前での説明が苦手なタイプの人間でした。
「どうしたら正確に伝わるんだ？」
僕は、ずっとそんなふうに悩んで生きてきました。そこで、僕は短く端的な説明になるよう実践してみました。
はじめは時間もかかり、うまくいきません。
でも、地道に続けていた結果、あることに気づいてから少しずつできるようになったのです。
なんだと思いますか？
それまで僕は、
説明が苦手なのは、あがり症が原因では？と思っていました。
でも、違ったのです。
実は、
頭の中で情報が整理されていないのが最大の原因なんだ！ときづいたんです。
たとえば、
同じことを何度も話したり、必要ない関係ないことまで説明してしまう人っていますよね？まさに、これこそ頭の中が整理できていない状態です。
つまり、
情報が整理できていない人ほど、説明が長くて時間がかかるのです。
かくいう僕も、結論の見えない長い会話の常習犯でした（笑）
今思えば、まわりに迷惑をかけて恥ずかしく思います。
逆に言うと、
短い説明ができる人は、言葉が厳選されていて、余計な情報が省かれています。
結果、
わかりやすさを追求すると、自動的にその説明は短くなるのです。
今の時代、特にビジネスにおいては、説明は早く伝わるほど評価されるのです。
短く説明するためのたった2つの方法とは？
ここまで短く説明する重要性について書いてきました。
ここからは、その具体的方法について詳しく説明します。
まず、大前提として大事なポイントがあります。
それは、とにかく文章を短く書くことに「こだわる」ことです。
その具体的な書き方は、2つあります。
① 箇条書きにする
② 無駄を省く
まず①は、これは頭の中から、
説明するために必要な要素を全部書き出してみるという意味です。
そして、可視化して客観視してから、
「いる」「いらない」を判断し、いるものだけを使って文章をつくる。
- 頭の中のものを全部出して可視化する。
- 説明に必要な要素を箇条書きで書き出していく。
ただそれだけです。
複雑な方法は習慣として定着しません。
箇条書きは「説明の地図を描く作業」のようなものです。
説明の理解に至るまでにどんな要素が必要か、思いつくものを書き出してみる。
すると、
説明のルートが見えてきます。いわば「最速説明マップ」です。
次に②は、
自分の説明の中にどれほど無駄があるのかを把握するということです。
無駄を知る方法は、「箇条書き」した文章からとことん無駄を排除して、短くしていきます。
なぜ、
無駄を省くには、箇条書きがいいのか？
それは、しゃべっていることを振り返るのは難しいからです。
その点、文章なら書いた時点で問題が目に見えてわかります。
文章なら、見てチェックするだけで、無駄があったらすぐに気づけます。
- 文章で短く説明するクセがついてくると、しゃべりの無駄も減ってきます
- 話の要点をまとめられるようになります
- 「要するに〇〇ですね」と締められます
- 見直すことを前提に書くことで、文章はうまくなります
- 「書く時間」と「修正する時間」を分けることでトータルの作業時間は縮められます
箇条書きには、こんなにもメリットがあるのです。
たとえば、
自己紹介の例で言うと、
・東京都在住30代
・出身は大阪
・都内飲料メーカー勤務
・営業部10年
・新部署、マーケティング部
・大学は理学部
・大学時代はラグビー部で主将
・休日は趣味のアウトドアや釣り
これを人事異動の初日の場合の挨拶でいうと、
――――――――――――――――――――
・はじめまして、今日から配属となった〇〇です。
・前部署では10年間営業部に所属しておりました。
・体がでかいので意外かもしれませんが、大学は理学部を専攻したいたので数字につよいです。
・ですので、マーケティングの業務に活かせると思いますので、本日からよろしくお願いします。
――――――――――――――――――――
いかがですか？
このようにまずは、
自分のプロフィールを全部箇条書きにして全部書き出してみます。
その上で必要でない情報は省き、説明する順番を決めていくのです。
この場合でいくと、会社や、勤務地の情報はわかっている情報なのでいりませんよね。
で、このような自己紹介はだいたい1分スピーチなので、大学時代の部活や趣味の話より、新部署に繋がる話の方が適切だと思います。
もちろん、これが合コンなどのプライベートに自己紹介になると、
――――――――――――――――――――
・はじめまして、都内在住30代の〇〇です。
・都内飲料メーカーに勤務しています。
・趣味は、週一でいくキャンプです。
・また、大学時代ラグビー部だったので筋トレも教えることができます。
――――――――――――――――――――
このように、
話す相手によって、伝える情報や優先順位が変わってきます。
だからこそ、
事前に話す内容を書き出して整理してすることがとても重要なのです。
それと、140文字でつぶやけるツイッターは、文章の練習に最適です。
文字数が制限されているがゆえに、無駄を省くことをとことん考えるからです。
この、箇条書きにする・無駄を省くを日々の習慣にしてみてください。
この積み重ねが上達への一番の近道だからです。
これを意識するのとしないのでは、結果に大きな差が出るので、ぜひ簡単な説明からでいいので実践してみてください。
では、最後まで読んでいただき、ありがとうございました。
ぜひ一緒に、コミュ力を上げて、昨日の自分よりかっこよくなりましょう！
たてもんでした＾＾
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